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會(huì)議操作知識(shí) 無(wú)論是什麼行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會(huì)議,不論籌劃此會(huì)議的籌劃者經(jīng)驗(yàn)是否豐富,單純站在舉辦方的立場(chǎng)與角度上看問(wèn)題,都會(huì)面臨各種問(wèn)題:
1:需要做些什麼?
會(huì)議有各種類型,不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境,召開會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的信息,通過(guò)收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計(jì)劃。
2:誰(shuí)來(lái)籌劃會(huì)議?
從秘書到公司總裁,每個(gè)人多多少少都可能會(huì)參與會(huì)議的籌劃,只不過(guò)有人是專職從事這項(xiàng)工作,有的是兼任此職,此外還有其他職責(zé)。無(wú)論是專職還是兼職,最終結(jié)果,是使會(huì)議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。
會(huì)議籌劃者的職責(zé):作為會(huì)議籌劃者,要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。下列的各項(xiàng)工作能反映會(huì)議籌劃者這一角色的多面性。
#善于與人共事
#善于注意小節(jié)
#善于解決問(wèn)題
#善于與人協(xié)商
#能夠管理會(huì)議財(cái)務(wù)事宜
#熟悉酒店運(yùn)作
#能夠安排恰倒好處的菜單
#能夠熟練操作電腦
#能夠熟練地與視聽服務(wù)公司打交道
#能妥善接待貴賓和外國(guó)客人
#熟知各種禮儀
#行事果斷、執(zhí)著
會(huì)議籌劃者的任務(wù):
#制定計(jì)劃,確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議確定的目標(biāo)
#制定會(huì)議議程
#了解可供使用的場(chǎng)所和設(shè)施情況
#選擇或提議合適的場(chǎng)所
#檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施
#安排交通事宜
#協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)
#招收、培訓(xùn)會(huì)務(wù)人員和廣告人員
#制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作
#確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排
#視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施
#與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽(運(yùn)輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司)
#確定印刷公司
#安排食品、飲料有關(guān)事宜
#討價(jià)還價(jià)
#同會(huì)議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系
3:主要會(huì)議類型:
#銷售會(huì)議:一般是為了宣布開始銷售某種產(chǎn)品或銷售期限。例如季度銷售會(huì)議,或者是對(duì)前一個(gè)銷售期間進(jìn)行總結(jié)和表彰。
#年會(huì):可以是公司股東大會(huì),也可能是行業(yè)協(xié)會(huì)每年一次的會(huì)員大會(huì)。
#產(chǎn)品發(fā)布會(huì):是為了向?qū)I(yè)群體和消費(fèi)者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。
#研討會(huì):是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會(huì)議。研討會(huì)一般讓與會(huì)者相互交流并有意見反饋。
#專業(yè)會(huì)議:是就某個(gè)領(lǐng)域的問(wèn)題進(jìn)行討論、咨詢和交流信息而召開的會(huì)議。一般包括主會(huì)和討論問(wèn)題、解決問(wèn)題的小組會(huì)議。
#獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)議:是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現(xiàn)進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)。
#培訓(xùn)會(huì)議:一般要用至少一天,多則幾周時(shí)間開展培訓(xùn)活動(dòng)的會(huì)議。這類培訓(xùn)需要有特定的場(chǎng)所,培訓(xùn)內(nèi)容高度集中,由某個(gè)領(lǐng)域的專業(yè)培訓(xùn)人員教授,而且通過(guò)培訓(xùn)要實(shí)現(xiàn)某些目的和目標(biāo)。
4:會(huì)議籌劃步驟:
?目的和目標(biāo):確定會(huì)議的目的和目標(biāo)、制定會(huì)議議程是會(huì)議的重心所在。會(huì)議的目標(biāo)和目的有以下一些:
#培訓(xùn)#通知#教育#探討問(wèn)題#做決策
#引入新事物或介紹新人員
#激勵(lì)#開發(fā)#展示#促進(jìn)與改善#解決問(wèn)題
#討論如何贏利#贏利
5:在你籌劃一個(gè)會(huì)議時(shí),你最好向上司、會(huì)議主辦人或會(huì)議主席描述一下會(huì)議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果,如果你們的意見相符,你就可以做下一步的籌劃了:
#預(yù)計(jì)召開會(huì)議的日期;
#會(huì)議預(yù)計(jì)召開幾天;
#打算在什麼地方召開會(huì)議;
#會(huì)議形式或程序是什麼;
#需要多大的場(chǎng)地;
#以前開過(guò)這樣的會(huì)議嗎?結(jié)果如何;
#將有多少人到會(huì);
#會(huì)議預(yù)算是多少;
#與會(huì)者對(duì)費(fèi)用開支很在意嗎?
#打算選用什麼級(jí)別的酒店和設(shè)施;
#打算選用最高級(jí)的房間標(biāo)準(zhǔn)是什麼;
#誰(shuí)來(lái)制作會(huì)議邀請(qǐng)函;
#會(huì)議需要向與會(huì)者打印相關(guān)資料嗎?
#會(huì)議的發(fā)言人有哪些?
#會(huì)議需要什麼樣的視聽設(shè)備;
#需要食品、飲料的酒會(huì)、招待會(huì)有幾次;
#與會(huì)者可以攜帶家屬嗎?
#打算為與會(huì)者安排一些特別活動(dòng)嗎?打算為與會(huì)者及其家屬安排一些特別活動(dòng)嗎?是否打算為與會(huì)者的家屬安排一些特別活動(dòng)嗎?
#有誰(shuí)來(lái)承擔(dān)這些活動(dòng)的費(fèi)用。
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