成功展會的36點注意事項

 1)精心設計規(guī)劃主題：針對會議展覽活動定位,為未來會展活動發(fā)展的主軸、方向、推動的重點及主題(Theme)而設計規(guī)劃?同時依此主題更容易吸引較多的參與。

 2)協(xié)助國際競標資料搜集：要參與國際競標需要各類完整的訊息和信息,例如舉辦條件、配合條件和環(huán)境、支持信函、預算及響應條件等,都要先規(guī)劃好。

 3)規(guī)劃完整競標執(zhí)行作業(yè)：如何向國際會展委員會報告,準備什么資料(什么是您的城市最有競爭力的重點?) ,如何爭取各個代表的支持,同時又競標成功。

 4)協(xié)助籌設工作委員會：籌辦會展有許多細節(jié)工作,因此交付各工作小組的分工職務、組織圖、工作職掌和權責及各個工作委員會的連系及籌備會議召開,都應該先行設立作法。

 5)決定會展辦理名稱及時程：任何會展的舉辦時間都應與其它地區(qū)或世界會議錯開,以避免時間重復,同時也容易吸引更多與會者參加,當然訂定會展名稱也很重要,也影響與會的意愿。

 6)規(guī)劃會展辦理模式及作法：國際性會展應該明確其辦理的模式及作法先行安排,如此才能正確且有方向地開始籌辦會展事務和工作。

 7)詳細評估并編列預算：整體會展所需的預算是會展成敗的重要關鍵因素,各項預估細目、需求數(shù)量、需求的時程及辦理方式,都影響預算編列和評估計算。

 8)研析經費來源及時程：各項會展的收入來源有注冊費、展位費、廣告費及其它等,但是金額來處,所占比例以及什么時程會進帳,都有一定的影響。

 9)建立募款機制和作法：許多會展的召開都有賴充分的經費,但是如何募款,對象如何尋找?是不是該編列募款說明書?尋求贊助的作法應該如何開展?都應該規(guī)劃清楚,以達到募款目的。

 10)建構大會收支作業(yè)程序：要辦理國際會展當然要開立外匯收支帳戶,但如何開立?收支帳款如何作業(yè)?都應該有套專業(yè)作法,同時也該訂立收支作業(yè)程序,確保會展順利推動。

 11)確認專業(yè)會展策劃顧問：一場圓滿成功的國際會展,絕對需要聘請有經驗、有專業(yè)及有熱誠的顧問或公司來提供專業(yè)策劃,當然如何搜尋、確認并相互合作是重要的起點。

 12)會展場地搜尋和勘查：要選擇渡假村?市區(qū)會展中心?還是大學?該要多大的區(qū)域?有多少分組房間?真正的空間尺寸及挑高合適與否?都是勘查場地的重點。

 13)確認場地及周邊條件：會展場地需要相當多的配合條件,諸如是否容易抵達?配套的影音條件?相關的服務條件等,都是重點的考慮需求。

 14)確認整體會展流程：會展的議程及辦理作業(yè)都應該先行安排規(guī)劃妥當,自然比較容易推動各項籌備工作,并且有效吸引與會和參展。

 15)規(guī)劃各類配合活動：會展的辦理有許多相關配合活動,如開閉幕典禮、接待酒會、文化之夜、參觀行程及旅游節(jié)目等,這些都是會展籌備的規(guī)劃重點?

 16)規(guī)劃講員及發(fā)表方式：國際會議的講員、發(fā)表作法、與談人,評論人及主持人等,都是需要精心規(guī)劃和安排,成立學術委員會的目的就是因應這樣的需求。

 17)訂定邀請講員條件：要以什么方式邀請?提供什么條件?如何確定各個名單,邀請的時限在何時?都決定了講員是否積極參加的因素。

 18)規(guī)劃論文征集方式：規(guī)定何種主題?是否請先交論文摘要“Abstract “?訂定交卷時間?以及規(guī)劃論文收集的作業(yè)方式,都影響論文比重和收集順利。

 19)協(xié)助成立論文評選機制：針對論文繳交之后,是否符合大會發(fā)表的標準和作業(yè),應該有個公正且清晰的作法,以使得論文發(fā)表能為大會創(chuàng)造更豐富的內涵。

 20)論文集編修印制作業(yè)：由于論文征集有一定格式及時程,編輯、美術設計及印刷,都有相當要求的標準,因此應該以國際水準來制作。

 21)論文集出版及運送作業(yè)：論文集編印后是否會因其份量而申請版號,并在會后發(fā)送給圖書館及相關學術單位,以便于日后留存。

 22)會議論文發(fā)表及確認：參加此次會議發(fā)表人之名單必需事前確定,發(fā)表時間多長?留有多少時間詢答評論?都和議事流暢與否有關。

 23)建構報名作業(yè)機制： 整體會展的報名,少則五十余人,多則好幾千人,因此如何建立網(wǎng)絡報名、傳真報名或其它方式,或是否可以網(wǎng)絡交費,兩人以上報名可否優(yōu)惠,這些是報名機制要確定的。

 24)發(fā)送通告書及確認：Announcement有第一次、二次或最后一次,主要是在確立開會時間,模式、住宿、交通、場地及各次議程的簡明介紹。

 25)建立潛在與會名單：要先了解那些人,那些單位是有可能參加?藉助行銷文宣的作法,再配合潛在名單,可以廣泛吸引更多人仕的參與。

 26)協(xié)助規(guī)劃報名作業(yè)：包括現(xiàn)場報名、會前報名、報名費用及開戶方式等都是在開始接受報名時先行確認的,同時要訂定用什么方式來報名。

 27)進行報名作業(yè)及收款：報名費用會因為提早報名(early bird)而有不同的標準,眷屬報名又是如何規(guī)定?收款又是采行電匯,刷卡還是支票?都應該規(guī)范清楚?

 28) 確認并制作與會名單：接受報名以后,就會開始確認名單,看看是否那些單位還可以再多加把勁多些人來報名,并且準備開始制作名牌?

 29)設計并制作大會印刷品：整體國際會展的表征,可以由它的大會印刷品如何設計和制作看出,這包括宣傳海報、名牌、通告書、桌卡及大會手冊等數(shù)十種。

 30)規(guī)劃印刷品內容作業(yè)：由于國際會議及展覽對于文宣印刷品,有一定的編排需求,內容也必須簡潔明確和易尋,通常是二種語文并存(如中英文、英西文等)?

 31)了解印刷品需求及派發(fā)：對于文宣印刷品要印多少份?采用什么材質?有那些機構是主要派發(fā)對象?當然能夠讓文宣印刷品達到效益,才是最重要的。

 32)規(guī)畫展覽作業(yè)及配置辦法：對于國際會議而言,展覽是非常重要的資源,因此如何善于規(guī)畫,整合參展廠商,鼓勵創(chuàng)新研發(fā),知識訊息交流,因此確定展示主題、規(guī)模、環(huán)境及參與對象,都是規(guī)畫重點?

 33)確定參展及訂價收支辦法：參展商依照主題區(qū)分,選擇展區(qū)位置,并且依不同訂價付費展示,當然參展仍需要相當多軟件活動及硬件器材和行銷策略,才能擴大展覽效益和影響力。

 34)作好征展文宣作業(yè)：一個好的展示活動需要大力宣傳,預期有多少觀眾?是否有專業(yè)論壇搭配?重要廠商是否都會參加?辦理時程和效益,也是文宣作業(yè)的重點。

 35)參展報名及收費作業(yè)：報名參加展覽是需要詳細規(guī)畫和運作,那些知名大廠,那些平日配合度高的廠家,都應即早確認并報名收費,使得整體展示活動能夠順利進行。

 36)召開參展廠商說明會：基本上一次展覽多達百余家,如何規(guī)定進場時間?什么時候搭好展位?噪音、清運、退場貨品規(guī)定等,都是需要展前規(guī)定清楚。

來源：全球訂展在線